En el entorno actual, la implementación de un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es una cirugía mayor para cualquier compañía; sin embargo, subestimar su complejidad se ha convertido en una costosa trampa. Implementar un ERP suele venderse como el gran salto hacia la eficiencia, pero la realidad en campo es otra, pues en muchas ocasiones el proyecto promedio termina 178% por encima del presupuesto.
Además de los costos, el proceso se extiende 2.5 veces más de lo planeado y, al final, entrega apenas 30% de los beneficios prometidos. Ante la actual complejidad para la implementación de estas soluciones, Ankura, firma internacional de consultoría especializada, ha participado en el “rescate” de decenas de organizaciones que se atoran en el proceso.
Selección del implementador y entendimiento del negocio
De acuerdo con los expertos de Ankura, una elección inadecuada del implementador de sistemas (SI) puede derivar en meses de retraso, presión presupuestal, necesidad de cambiar de proveedor e incluso cancelación del proyecto. Sin buenos criterios y procesos de selección, el proyecto puede desviarse significativamente, por lo que se comparten cinco recomendaciones para reducir riesgos que las organizaciones deberían tener en cuenta.
La primera clave es evitar implementaciones basadas en plantillas y exigir entendimiento del negocio, ya que algunos integradores recurren a enfoques “prefabricados” que fuerzan al negocio a operar bajo estructuras predefinidas. Esto puede extenderse a la etapa de pruebas cuando se validan sistemas “tal como fueron diseñados” y no como el negocio opera, por lo que es recomendable exigir pruebas personalizadas con scripts construidos para la operación real.
Gestión del talento y esquemas de costos
Como segunda recomendación, se debe prevenir la rotación de talento crítico en etapas decisivas, teniendo cuidado con los modelos de dotación concentrados solo en el arranque del proyecto. Estos modelos suelen reducir recursos clave justo en fases críticas como pruebas e implementación; para evitarlo, se pueden mapear hitos y necesidades de personal contrastándolos con el plan del integrador.
En tercer lugar, es necesario evaluar con cautela los esquemas de precio fijo, ya que según los expertos de Ankura, estas estructuras pueden incentivar estimaciones infladas y presiones de calendario. Esto puede afectar la evaluación de datos básicos del ERP y generar un mantenimiento complejo que derive en una dependencia futura del implementador de sistemas.
Control del proyecto y asesoría independiente
La cuarta clave consiste en mantener el control del proyecto y exigir rendición de cuentas de principio a fin, conservando la propiedad mediante una participación activa y gobernanza continua. Debido a que el integrador eventualmente se irá, la propiedad del cliente desde el inicio facilita una transición más efectiva y asegura que la inversión cumpla con los objetivos.
Finalmente, es fundamental contar con un asesor de confianza independiente, dado que muchas organizaciones enfrentan brechas en capacidades como gestión de programa a escala empresarial y análisis de negocio. Un tercero de confianza ayuda a establecer la estructura de gobernanza, acompaña la ejecución y refuerza la rendición de cuentas del integrador a lo largo de toda la implementación.
