De acuerdo con información proporcionada por la empresa Payana, el uso de agentes de inteligencia artificial permite superar las limitaciones de las herramientas de automatización tradicionales. Estos agentes tienen la capacidad de ejecutar flujos completos, realizar interacciones entre distintos sistemas y efectuar el seguimiento de tareas operativas, logrando reducir significativamente la necesidad de una intervención humana constante.
La digitalización en las áreas financieras ha tenido un avance considerable; no obstante, diversas actividades fundamentales aún dependen de procesos manuales. Acciones como las conciliaciones bancarias, la validación de documentos fiscales, la gestión de proveedores y el seguimiento de excepciones consumen una cantidad importante de tiempo operativo que podría ser redirigido hacia labores de mayor valor estratégico.
Prioridades para la gestión de excepciones y cumplimiento
Para resolver los cuellos de botella antes del cierre financiero, los agentes pueden monitorear excepciones en tiempo real. Al investigar la información relacionada y resolver casos repetitivos de manera automática, las empresas logran reducir los retrabajos internos y escalar ante el personal únicamente aquellos incidentes que requieren estrictamente de un criterio humano para su resolución final.
Asimismo, la validación fiscal y documental representa una prioridad para el cumplimiento normativo. En el contexto de México, estos agentes pueden verificar automáticamente los comprobantes y asegurar que las operaciones cuenten con la documentación necesaria, lo que fortalece la seguridad operativa y elimina las horas dedicadas al seguimiento manual del expediente de cada transacción realizada por la compañía.
Optimización de conciliaciones y comunicación externa
En lo referente a las conciliaciones bancarias y el proceso de tres vías, los agentes de inteligencia artificial conectan bancos y sistemas de gestión empresarial para ejecutar comparaciones automáticas. Al identificar discrepancias y presentar únicamente los casos que necesitan revisión, se logra incrementar la precisión financiera y minimizar los errores operativos que suelen ocurrir durante las tareas manuales más demandantes.
Por otra parte, la delegación de la comunicación repetitiva con proveedores permite gestionar consultas sobre estatus de pagos o documentos pendientes mediante canales como correo electrónico o mensajería instantánea. Esta estrategia de automatización disminuye la carga administrativa del equipo financiero, permitiendo que sus integrantes se concentren en actividades con un impacto más directo en la estrategia de la organización.
Automatización contable y visión de futuro
La automatización de la causación contable constituye el paso final, donde los agentes leen el contenido de los documentos, sugieren clasificaciones basadas en el historial empresarial y aplican reglas fiscales de forma directa en el sistema. Este proceso alcanza mayores niveles de precisión contable una vez que las validaciones y conciliaciones previas han sido resueltas correctamente por la inteligencia artificial.
Al respecto, Matías Umaschi, CEO y cofundador de Payana, señaló que el error recurrente es intentar automatizar procesos aislados sin antes resolver los cuellos de botella operativos. Según el ejecutivo, la mayor transformación ocurre cuando la tecnología se incorpora de forma progresiva, comenzando por las tareas que consumen más tiempo y generan un mayor impacto en la productividad financiera de todo el equipo.
